Hotel żąda dowodu? Twoje prawa i zakaz skanowania (RODO)

Wielu z nas, meldując się w polskim hotelu, zadaje sobie pytanie: czy naprawdę muszę okazywać dowód osobisty? A co z jego skanowaniem? To kwestie, które budzą wiele wątpliwości, zwłaszcza w kontekście ochrony danych osobowych. W tym artykule wyjaśnię, jakie są Twoje prawa i obowiązki, a także co hotel może, a czego nie może żądać podczas procesu meldowania.

Dlaczego hotele proszą o dokument tożsamości?

Z mojego doświadczenia wynika, że prośba o okazanie dokumentu tożsamości przy meldunku w hotelu jest standardową i uzasadnioną praktyką. Hotele, jako podmioty świadczące usługi noclegowe, mają prawo, a wręcz obowiązek, potwierdzić tożsamość osoby, z którą zawierają umowę najmu pokoju. Głównym celem jest tutaj identyfikacja gościa na potrzeby tejże umowy. Pozwala to również na zabezpieczenie się przed oszustwami oraz, w razie potrzeby, na dochodzenie ewentualnych roszczeń, na przykład w przypadku zniszczeń mienia hotelowego. Hotel musi wiedzieć, kto przebywa na jego terenie i kto jest odpowiedzialny za wynajmowany pokój.

Meldunek w hotelu: co mówią aktualne przepisy?

Warto zaznaczyć, że przepisy dotyczące obowiązku meldunkowego w Polsce uległy znacznym zmianom. Obecnie, dla obywateli Polski i Unii Europejskiej, na krótkie pobyty turystyczne trwające do trzech miesięcy, nie istnieje już powszechny obowiązek meldunkowy w hotelach. To ważna informacja, która często jest mylona z prawem hotelu do weryfikacji tożsamości. Mimo zniesienia obowiązku meldunkowego, hotel nadal jest podmiotem prywatnym, który ma prawo i potrzebę sprawdzenia, kim jest jego gość. Weryfikacja tożsamości jest więc czymś innym niż meldunek i jest w pełni uzasadniona.

RODO a dowód osobisty: jakie dane hotel może przetwarzać?

Kwestia przetwarzania danych osobowych jest kluczowa w dzisiejszych czasach i reguluje ją RODO. Zgodnie z wytycznymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), hotel może przetwarzać tylko te dane z dowodu osobistego, które są niezbędne do realizacji umowy o świadczenie usług hotelowych. Oznacza to, że hotel ma prawo spisać takie dane jak imię, nazwisko oraz adres zamieszkania. Czasami prosi się również o numer telefonu lub adres e-mail, co jest dopuszczalne w celach kontaktowych. Jednakże, hotel nie powinien prosić o numer PESEL czy serię i numer dowodu osobistego do zapisania w swojej bazie danych, ponieważ są to dane nadmiarowe w kontekście standardowej umowy najmu pokoju.

Skanowanie i kserowanie dowodu w hotelu: czy to legalne?

Tutaj sprawa jest bardzo jasna: hotel nie ma prawa tworzyć kserokopii ani skanów Twojego dowodu osobistego. Jest to praktyka, którą UODO jednoznacznie uznało za nadmiarowe przetwarzanie danych i jest ona niedozwolona. Wielokrotnie spotykałem się z takimi próbami, zwłaszcza w mniejszych obiektach, ale zawsze podkreślam, że masz pełne prawo odmówić. Nie ma żadnej podstawy prawnej, która upoważniałaby hotel do przechowywania kopii Twojego dokumentu. Jeśli spotkasz się z taką prośbą, stanowczo odmów.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) wielokrotnie podkreślał, że skanowanie lub kserowanie dowodu osobistego przez hotel jest niezgodne z RODO, ponieważ stanowi nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych.

Spisywanie danych z dowodu: co jest dopuszczalne?

Jak już wspomniałem, hotel ma prawo spisać z Twojego dokumentu tożsamości tylko te dane, które są absolutnie niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Są to:

• Imię
• Nazwisko
• Adres zamieszkania

Te informacje pozwalają na jednoznaczną identyfikację gościa i są wystarczające do celów prawnych związanych z pobytem w hotelu. Wszystkie inne dane, takie jak PESEL, imiona rodziców czy data urodzenia, są w tym kontekście nadmiarowe i hotel nie powinien ich zapisywać.

Brak dowodu osobistego: co zrobić w takiej sytuacji?

Co zrobić, jeśli zapomniałeś dowodu osobistego? To sytuacja, która może się zdarzyć każdemu. Na szczęście, w większości hoteli istnieją alternatywne rozwiązania. Przede wszystkim, możesz okazać inny dokument tożsamości ze zdjęciem, który potwierdzi Twoje dane. Coraz częściej akceptowana jest również aplikacja mObywatel, która zyskuje na popularności i staje się pełnoprawnym dokumentem w wielu sytuacjach. Warto zawsze mieć przy sobie jakąś formę potwierdzenia tożsamości, aby uniknąć problemów przy meldunku.

mObywatel w hotelu: czy to wystarczy do meldunku?

Zdecydowanie tak! Aplikacja mObywatel, a konkretnie dokument mDowód, jest coraz powszechniej akceptowana jako forma potwierdzenia tożsamości w polskich hotelach. Od 14 lipca 2023 roku mDowód ma taką samą moc prawną jak tradycyjny dowód osobisty w większości sytuacji, w tym przy meldunku w hotelu. Oczywiście, zawsze warto upewnić się u konkretnego obiektu, czy akceptuje tę formę, ale z moich obserwacji wynika, że większość nowoczesnych hoteli nie ma z tym problemu.

Inne dokumenty tożsamości akceptowane w hotelach

Oprócz dowodu osobistego i aplikacji mObywatel, hotele zazwyczaj akceptują również inne dokumenty ze zdjęciem, które jednoznacznie potwierdzają Twoją tożsamość. Najczęściej są to:

• Paszport
• Prawo jazdy

W przypadku gości zagranicznych, paszport jest standardowym i wymaganym dokumentem. Ważne jest, aby dokument był aktualny i zawierał Twoje zdjęcie, aby recepcjonista mógł zweryfikować Twoją tożsamość.

Konsekwencje odmowy okazania dokumentu

Muszę jasno powiedzieć, że odmowa okazania dokumentu tożsamości w celu weryfikacji może mieć poważne konsekwencje. Hotel, jako podmiot świadczący usługi, ma prawo do identyfikacji swoich gości. Jeśli odmówisz okazania jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego Twoją tożsamość, hotel ma prawo odmówić wynajęcia pokoju. Jest to zgodne z prawem i wynika z zasady swobody zawierania umów. Hotel nie jest zobowiązany do świadczenia usług osobie, której tożsamości nie może zweryfikować.

Regulamin hotelu: poznaj swoje prawa i obowiązki

Zawsze podkreślam, jak ważny jest regulamin hotelu. To kluczowy dokument, który precyzuje prawa i obowiązki zarówno gościa, jak i hotelu, również w kontekście weryfikacji tożsamości i przetwarzania danych. Przed zameldowaniem warto się z nim zapoznać. Dobry regulamin powinien jasno określać, jakie dane są zbierane, w jakim celu i jak długo są przechowywane. To właśnie w regulaminie znajdziesz potwierdzenie, że hotel ma prawo prosić o dokument, ale nie ma prawa go skanować.

Co zrobić, gdy hotel żąda zbyt wielu danych?

Jeśli hotel żąda od Ciebie danych wykraczających poza te dozwolone, na przykład próbuje skanować dowód osobisty, prosi o PESEL do zapisania, czy inne nadmiarowe informacje, masz prawo odmówić. Oto, co możesz zrobić:

1. Stanowczo, ale uprzejmie odmów podania nadmiarowych danych lub zgody na skanowanie dokumentu.
2. Powołaj się na przepisy RODO oraz wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), które jasno określają, że takie praktyki są niedozwolone.
3. Zapytaj o podstawę prawną żądania tych danych. Często sam fakt zadania takiego pytania wystarcza, aby recepcjonista zrezygnował z nadmiarowych żądań.
4. Jeśli hotel nadal nalega, poproś o rozmowę z menedżerem lub osobą odpowiedzialną za ochronę danych w obiekcie.
5. W ostateczności, jeśli sytuacja jest patowa, a hotel odmawia Ci meldunku bez podania nadmiarowych danych, możesz rozważyć zmianę hotelu lub zgłoszenie sprawy do odpowiednich organów.

Przeczytaj również: Tester hoteli: Ile zarobisz? Stawki (100-14000 zł) i realia pracy

Gdzie zgłosić nieprawidłowości w przetwarzaniu danych?

Jeśli uważasz, że hotel nieprawidłowo przetwarza Twoje dane osobowe, na przykład skanuje dowód osobisty bez Twojej zgody i bez podstawy prawnej, masz prawo zgłosić ten fakt do odpowiedniego organu. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Możesz złożyć skargę, przedstawiając opis sytuacji i dowody, jeśli takie posiadasz. UODO zajmie się Twoją sprawą i zweryfikuje, czy doszło do naruszenia przepisów RODO.